Comment migrer de Glofox vers Chronix Hub
Le plan de migration en 9 étapes
Nous avons accompagné des studios qui migraient depuis Glofox, Mindbody, Vagaro et WellnessLiving. L'ordre ci-dessous est celui qui fonctionne en pratique.
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Vérifiez votre contrat Glofox et votre date de renouvellement
Les contrats Glofox (désormais opérés par ABC Fitness Solutions) sont généralement annuels avec un préavis de 30 jours. Repérez votre date de renouvellement et votre fenêtre de préavis dans votre accord signé. Vous pouvez faire tourner Chronix Hub en parallèle pendant cette fenêtre ; la nouvelle plateforme n'est pas liée à votre contrat Glofox.
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Exportez votre liste de membres
Dans le tableau de bord Glofox, allez dans Reports → Members → Export CSV. Exportez la liste complète incluant le nom, l'e-mail, le téléphone, la date d'inscription, les tags et le statut d'abonnement actuel. Enregistrez le fichier localement et vérifiez que le nombre de membres correspond au total affiché dans Glofox.
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Exportez votre planning de cours
Naviguez vers Schedule → Export. Enregistrez le planning récurrent complet en CSV : type de cours, jour de la semaine, heure, capacité, salle et instructeur assigné. Les règles de récurrence de Glofox ne s'exportent pas proprement vers d'autres systèmes ; prévoyez une reconstruction ponctuelle des événements répétitifs à l'import.
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Exportez les abonnements et forfaits de cours
Allez dans Members → Memberships. Exportez chaque abonnement, formule et pack actif avec : le membre assigné, le statut actuel (actif/suspendu/annulé), le prix, la périodicité de facturation, la prochaine date de renouvellement et les crédits restants. C'est l'étape la plus risquée de la migration ; vérifiez que les totaux correspondent à Glofox avant d'importer.
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Notez votre situation concernant le processeur de paiement
Glofox utilise les rails de paiement d'ABC dans la plupart des forfaits. En partant, vous devrez apporter votre propre processeur (Stripe, Square, Adyen ou un acquéreur local). Stripe prend environ 30 minutes à configurer. Les cartes enregistrées de vos membres ne se transfèrent pas (règles PCI) ; ils les re-saisissent lors de leur première réservation.
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Créez votre compte Chronix Hub et importez
Créez votre compte Chronix Hub (essai gratuit 14 jours, sans carte bancaire). Utilisez l'importateur CSV intégré pour les membres, les types de cours, les salles, les forfaits et les codes promo. Prévisualisez chaque ligne avant de valider. La plupart des studios terminent l'import en moins d'une heure.
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Configurez la paie, les libellés de paiement et les règles
Paramétrez les taux de rémunération par cours de vos instructeurs, vos libellés de moyens de paiement (Espèces, Carte, Virement, OMT, WhatsApp Pay), votre fenêtre d'annulation tardive et vos règles de no-show. Les instantanés de taux protègent les paies passées contre les futures modifications de taux.
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Faites tourner les deux plateformes en parallèle pendant une semaine
Ne basculez pas d'un coup. Gardez Glofox actif pendant une semaine complète le temps que votre équipe s'approprie le nouveau flux. Les nouvelles réservations sont saisies dans Chronix Hub ; les membres récurrents continuent à venir à leur rythme habituel. En fin de semaine, annulez le renouvellement automatique de Glofox et arrêtez d'y accepter des réservations.
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Annoncez le nouveau portail à vos membres
Informez vos membres par e-mail et SMS avec l'URL du nouveau portail (votrestudio.chronixhub.com). Ajoutez une offre ponctuelle « réservez votre premier cours sur le nouveau système et obtenez un cours bonus » ; le taux de ré-engagement typique est de 30 à 50 % dans les 30 premiers jours.
Faites correspondre les colonnes automatiquement
Importez vos exports CSV tels quels — inutile de renommer les en-têtes pour coller à nos modèles. Une étape de correspondance à la pointe apparie automatiquement les colonnes de votre ancien système, l'IA proposant la correspondance la plus proche pour ce qu'elle ne reconnaît pas, pour des données plus propres, transférées plus vite — et vous confirmez chaque correspondance avant que quoi que ce soit ne soit importé. Les fichiers qui utilisent déjà les en-têtes de nos modèles sautent entièrement cette étape. Le tout est inclus gratuitement.
- Les fichiers de rapports Glofox (exports clients, prospects et membres) sont reconnus d'emblée : les colonnes arrivent pré-appariées — vous vérifiez et confirmez.
- Le petit nettoyage se fait dans la même étape — combiner prénom et nom en un seul champ, convertir les formats de date ou retirer les symboles monétaires — avec un aperçu en direct de chaque colonne pour voir le résultat avant de continuer.
- Rien n'est importé avant votre confirmation. Après la correspondance, chaque import passe toujours par le même aperçu ligne par ligne qui signale les erreurs avant validation.
Les pièges de la migration Glofox
- →Processeur de paiement ABC. Les forfaits Glofox fonctionnent sur les rails de paiement d'ABC Fitness Solutions. Chronix Hub n'encaisse pas les paiements et ne prélève aucune commission sur les transactions — vous connectez votre propre processeur (Stripe est le plus rapide ; Square, Adyen ou un compte marchand bancaire direct fonctionnent aussi) et payez ce processeur directement au taux qu'il vous propose. Stripe se configure en environ 30 minutes ; que votre taux combiné soit inférieur à celui d'ABC dépend du taux que votre processeur vous accorde, et non de ce que facture Chronix Hub.
- →Coût irrécupérable de l'application mobile aux couleurs de Glofox. Si vous avez payé une application iOS/Android aux couleurs de Glofox, cette version ne vous suit pas. Le portail de Chronix Hub est un sous-domaine personnalisé (votrestudio.chronixhub.com) avec la possibilité de l'ajouter à l'écran d'accueil. Les membres reçoivent des notifications push sur la plupart des téléphones modernes sans passer par l'App Store.
- →Les formulaires de consentement ne se transfèrent pas. Les décharges et formulaires de consentement créés dans Glofox sont liés à leur système. Exportez le texte de chaque formulaire avant de partir afin de pouvoir les recréer à l'inscription dans Chronix Hub. Les acceptations déjà signées par les membres restent valides dans vos archives.
- →Moyens de paiement enregistrés. Pour des raisons de conformité PCI, aucune plateforme ne peut transmettre les cartes sauvegardées. Les membres re-saisissent leurs cartes lors de leur première réservation. Fixez cette attente dès le départ dans l'e-mail d'annonce ; une seule ligne suffit.
- →Abonnements avec renouvellement en cours de cycle. Si un membre a un abonnement de 12 mois avec 7 mois restants, importez-le avec sa prochaine date de renouvellement exacte, et non comme un nouvel abonnement de 7 mois démarrant aujourd'hui. Cela préserve les termes du contrat d'origine.
Ce qui change après la migration
| Sujet | Glofox | Chronix Hub |
|---|---|---|
| Prix affiché | 130 $/mois et plus (devis sur mesure ; souvent 200 – 400 $ tout compris) | 49 – 159 $/mois (tarif fondateur) |
| Paie | Limité ; module complémentaire ou contournement | Incluse dans tous les forfaits |
| Processeur de paiement | Rails ABC Fitness (imposé) | Votre processeur (Stripe, Square, local) |
| Portail client | Application mobile aux couleurs de Glofox (coût supplémentaire) | Sous-domaine personnalisé + PWA, inclus |
| Synchronisation agenda | Limité / export ponctuel | Abonnements iCal en direct (Apple/Google/Outlook) |
| Contrat | Généralement annuel, préavis 30 jours | Mois par mois, remboursé sous 30 jours |
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