Comment migrer de Mindbody vers Chronix Hub
Le plan de migration en 9 étapes
Nous avons accompagné des studios qui migraient depuis Mindbody, Glofox, WellnessLiving, Vagaro et Zen Planner. L'ordre ci-dessous est celui qui fonctionne en pratique.
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Vérifiez votre contrat et votre date de renouvellement
Ouvrez votre contrat Mindbody et repérez la date de renouvellement ainsi que le préavis de résiliation (généralement 30 à 60 jours). Vous pouvez faire tourner les deux plateformes en parallèle pendant cette fenêtre ; votre nouvelle plateforme n'est pas liée à votre ancien contrat.
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Exportez votre liste de membres
Dans Mindbody, allez dans Manager Tools → Reports → Clients → Client Export. Exportez la liste complète des clients en CSV. Vous obtiendrez le nom, l'e-mail, le téléphone, la date de naissance, la date d'inscription et les tags. Enregistrez le fichier localement.
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Exportez votre planning de cours
Allez dans Manager Tools → Reports → Classes → Schedule Detail. Exportez le planning récurrent complet en CSV. Notez le type de cours, le jour de la semaine, l'heure, la capacité et l'instructeur assigné. Les règles de récurrence devront être reconstruites une fois ; le modèle de récurrence de Mindbody ne s'exporte pas proprement.
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Exportez les forfaits, packs et abonnements
Allez dans Reports → Sales → Active Passes. Exportez tout ce qui est actuellement actif : type de forfait, crédits restants, date d'expiration, assignation au membre. C'est l'étape la plus sujette aux erreurs, aussi vérifiez que les totaux correspondent au nombre affiché dans Mindbody avant d'importer.
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Exportez l'historique de présence
Facultatif, mais utile. Reports → Visits → Visit History. Exportez les 12 derniers mois. Inutile d'exporter toutes les réservations depuis le début — juste assez pour alimenter votre CRM avec la dernière date de visite et le nombre total de visites par membre.
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Créez votre compte Chronix Hub et importez
Créez votre compte Chronix Hub (essai gratuit 14 jours, sans carte bancaire). Utilisez l'importateur CSV intégré pour les membres, les types de cours, les salles, les forfaits et les codes promo. Prévisualisez chaque ligne avant de valider. La plupart des studios terminent l'import en moins d'une heure.
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Configurez la paie, les moyens de paiement et les règles
Paramétrez les taux de rémunération par cours de vos instructeurs, vos libellés de moyens de paiement (Espèces, Carte, Virement, OMT, WhatsApp Pay, ou tout ce que vous acceptez réellement), votre fenêtre d'annulation tardive et vos règles de no-show. Les instantanés de taux protègent les paies passées contre les futures modifications de taux.
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Faites tourner les deux plateformes en parallèle pendant une semaine
Ne basculez pas d'un coup. Gardez Mindbody actif pendant une semaine complète le temps que votre équipe s'approprie le nouveau flux. Les nouvelles réservations sont saisies dans Chronix Hub ; les membres récurrents continuent à venir sur le même planning. En fin de semaine, annulez le renouvellement automatique de Mindbody et désactivez l'acceptation des réservations.
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Envoyez l'annonce à vos membres
Informez vos membres par e-mail et SMS avec l'URL du nouveau portail de réservation (votrestudio.chronixhub.com). Ajoutez une offre ponctuelle « réservez votre premier cours sur le nouveau système et obtenez un cours bonus » ; le taux de ré-engagement typique est de 30 à 50 % dans les 30 premiers jours.
Faites correspondre les colonnes automatiquement
Importez vos exports CSV tels quels — inutile de renommer les en-têtes pour coller à nos modèles. Une étape de correspondance à la pointe apparie automatiquement les colonnes de votre ancien système, l'IA proposant la correspondance la plus proche pour ce qu'elle ne reconnaît pas, pour des données plus propres, transférées plus vite — et vous confirmez chaque correspondance avant que quoi que ce soit ne soit importé. Les fichiers qui utilisent déjà les en-têtes de nos modèles sautent entièrement cette étape. Le tout est inclus gratuitement.
- Les fichiers d'export Mindbody sont reconnus d'emblée : importez votre Subscriber Data Export et les colonnes arrivent pré-appariées — vous vérifiez et confirmez.
- Le petit nettoyage se fait dans la même étape — combiner prénom et nom en un seul champ, convertir les formats de date ou retirer les symboles monétaires — avec un aperçu en direct de chaque colonne pour voir le résultat avant de continuer.
- Rien n'est importé avant votre confirmation. Après la correspondance, chaque import passe toujours par le même aperçu ligne par ligne qui signale les erreurs avant validation.
Les pièges de la migration Mindbody
- →Clause de renouvellement automatique. De nombreux contrats Mindbody se renouvellent automatiquement avec un préavis de 60 jours. Vérifiez les termes exacts. Programmez un rappel dans votre agenda pour la fenêtre de résiliation.
- →Les moyens de paiement enregistrés ne se transfèrent pas. Pour des raisons de conformité PCI, aucune plateforme ne peut transmettre les cartes sauvegardées. Les membres devront renseigner à nouveau leurs informations de paiement lors de leur première réservation sur le nouveau système. L'e-mail d'annonce doit fixer cette attente dès le départ.
- →Le trafic du Marketplace Mindbody. Si vous recevez de vrais nouveaux clients via le marketplace Mindbody, prévoyez un canal marketing alternatif avant de basculer. La plupart des studios reçoivent moins de trafic marketplace qu'ils ne le pensent ; vérifiez les chiffres réels dans vos rapports d'abord.
- →Instantanés de paie vs taux en vigueur. Chronix Hub enregistre les taux de rémunération des instructeurs au moment de la création de la séance, de sorte qu'une modification future ne réécrit pas les paiements passés. Mindbody fonctionne différemment ; vérifiez que votre paie de mars est entièrement réconciliée avant d'arrêter le traitement dans Mindbody.
- →Forfaits actifs avec expiration atypique. Si un membre possède un forfait illimité de 12 mois avec 9 mois restants, importez-le avec la date d'expiration exacte, et non comme un nouveau forfait de 9 mois. Cela préserve les termes du contrat d'origine et évite les litiges.
Ce qui change après la migration
| Sujet | Mindbody | Chronix Hub |
|---|---|---|
| Prix affiché | 99 $ – 699 $/mois (selon agrégateurs tiers) | 49 $ – 159 $/mois (tarif fondateur) |
| Paie | Module complémentaire ou niveau supérieur | Incluse dans tous les forfaits |
| Point de vente | Inclus, processeur imposé | Inclus, vous choisissez votre processeur |
| Portail client | Application aux couleurs de Mindbody | Sous-domaine personnalisé (votrestudio.chronixhub.com) |
| Synchronisation agenda | Export statique | Abonnements iCal en direct (Apple/Google/Outlook) |
| Contrat | Typiquement 12 mois | Mois par mois, remboursé sous 30 jours |
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