Comment migrer de Vagaro vers Chronix Hub

Le plan de migration en 9 étapes

Nous avons accompagné des studios qui migraient depuis Vagaro, Mindbody, Glofox et WellnessLiving. L'ordre ci-dessous est celui qui fonctionne en pratique.

1. 1

   Confirmez les conditions de votre forfait Vagaro

   Vagaro est l'une des sorties les plus simples du secteur : la plupart des forfaits sont mois par mois sans contrat annuel. Ouvrez Settings → Subscription et confirmez votre cycle de facturation. Vous pouvez résilier n'importe quel mois ; aucun préavis au-delà du cycle de facturation en cours.

2. 2

   Exportez votre liste de clients

   Dans Vagaro, allez dans Reports → Customer List. Exportez la liste complète en CSV. Vous obtiendrez le nom, l'e-mail, le téléphone, la date de naissance, l'adresse, la date d'inscription et les tags. Le modèle client de Vagaro est orienté salon, donc l'export est généralement propre comparé aux plateformes 100 % fitness.

3. 3

   Exportez votre planning de cours et vos services

   Naviguez vers Settings → Services. Exportez à la fois votre liste de services (types de cours, durées, tarifs) et votre planning récurrent. Le modèle de récurrence de Vagaro ne se mappe pas proprement vers d'autres systèmes ; prévoyez une reconstruction ponctuelle des événements répétitifs côté Chronix Hub.

4. 4

   Exportez abonnements, packs et prépaiements

   Allez dans Reports → Memberships et Reports → Packages. Exportez chaque pack et abonnement actif : client assigné, statut, prix, périodicité, prochaine date de renouvellement et crédits restants. Vérifiez que les totaux correspondent au tableau de bord Vagaro avant d'importer.

5. 5

   Gérez Vagaro Pay et les cartes cadeaux

   Vagaro Pay (leur processeur imposé à environ 2,75 % en présentiel, 3,5 % en ligne) est le levier sur lequel repose leur tarification. Chronix Hub n'encaisse pas les paiements et ne prélève aucune commission sur les transactions — vous connectez votre propre processeur (Stripe, Square ou votre banque) et payez ce processeur directement au taux qu'il vous propose. Que le passage soit plus avantageux dépend de votre mix de canaux et du taux négocié avec votre processeur. Les cartes cadeaux émises par Vagaro sont liées à leur système ; exportez les soldes en cours par client et reconstituez-les comme crédit de compte dans Chronix Hub.

6. 6

   Créez votre compte Chronix Hub et importez

   Créez votre compte Chronix Hub (essai gratuit 14 jours, sans carte bancaire). Utilisez l'importateur CSV intégré pour les clients, les types de cours, les salles, les forfaits et les codes promo. Prévisualisez chaque ligne avant de valider. La plupart des studios terminent l'import en moins d'une heure.

7. 7

   Configurez la paie, les libellés de paiement et les règles

   Paramétrez les taux de rémunération par cours de vos instructeurs, vos libellés de moyens de paiement (Espèces, Carte, Virement, OMT, WhatsApp Pay, Carte cadeau), votre fenêtre d'annulation tardive et vos règles de no-show. Les instantanés de taux protègent les paies passées contre les futures modifications de taux — important si vous avez récemment revalorisé les rémunérations.

8. 8

   Faites tourner les deux plateformes en parallèle pendant une semaine

   Gardez Vagaro actif pendant une semaine complète le temps que votre équipe s'approprie le nouveau flux. Les nouvelles réservations sont saisies dans Chronix Hub ; les clients existants continuent à venir à leur rythme habituel. En fin de semaine, annulez le renouvellement automatique de Vagaro via Settings → Subscription. Comme Vagaro est mois par mois, la prochaine facture n'arrive tout simplement pas.

9. 9

   Annoncez le nouveau portail à vos membres

   Informez vos membres par e-mail et SMS avec l'URL du nouveau portail (votrestudio.chronixhub.com). Ajoutez une offre ponctuelle « réservez votre premier cours sur le nouveau système et obtenez un cours bonus » ; le taux de ré-engagement typique est de 30 à 50 % dans les 30 premiers jours.

Les pièges de la migration Vagaro

• →
  Les frais de traitement Vagaro Pay. Vagaro Pay vous enferme dans leur taux de traitement (généralement 2,75 % en présentiel, 3,5 % en ligne) et c'est ce levier qui rend leur abonnement bon marché. Chronix Hub n'encaisse pas les paiements du tout — vous connectez votre propre compte Stripe, Square ou acquéreur bancaire, vous obtenez le taux que ce processeur fixe pour vous, et vous pouvez négocier ou en changer à tout moment. Que cela revienne moins cher que Vagaro Pay dépend de votre mix de canaux et de votre volume, et non de ce que facture Chronix Hub.
• →
  Cartes cadeaux émises par Vagaro. Les cartes cadeaux vendues via Vagaro sont liées à leur système de solde. Avant la bascule, exportez les soldes de cartes cadeaux en cours par client et reconstituez-les comme avoir en compte dans Chronix Hub. Ne résiliez pas Vagaro tant que vous n'avez pas confirmé que chaque solde en cours est comptabilisé dans le nouveau système.
• →
  Trafic du Marketplace Vagaro. Le marketplace de Vagaro est orienté salon et beauté. Pour la plupart des studios de fitness sur Vagaro, le trafic marketplace est négligeable comparé au trafic direct via site web et réseaux sociaux. Vérifiez vos rapports Vagaro d'abord ; si le marketplace représente moins de 5 % de vos nouveaux clients, la question de la migration ne se pose pas.
• →
  Moyens de paiement enregistrés. Les règles PCI interdisent à toute plateforme de transmettre les cartes sauvegardées. Les membres re-saisissent leurs cartes lors de leur première réservation dans Chronix Hub. Fixez cette attente dans l'e-mail d'annonce ; une seule ligne suffit.
• →
  Abonnements avec renouvellement en cours de cycle. Si un membre est sur un abonnement récurrent avec 2 semaines avant le prochain renouvellement, importez-le avec sa prochaine date de renouvellement exacte. Ne réinitialisez pas le compteur : cela facturerait le membre en double ou lui offrirait un mois gratuit, dans les deux cas sans bonne issue.