Comment migrer de WellnessLiving vers Chronix Hub
Le plan de migration en 10 étapes
Nous avons accompagné des studios qui migraient depuis WellnessLiving, Mindbody, Glofox et Vagaro. L'ordre ci-dessous est celui qui fonctionne en pratique.
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Vérifiez votre contrat WellnessLiving et votre date de renouvellement
Les contrats WellnessLiving sont généralement annuels avec un préavis de 30 à 60 jours. Ouvrez votre accord signé (ou demandez à votre chargé de compte) et repérez la date de renouvellement et la fenêtre de préavis. Faites tourner Chronix Hub en parallèle pendant cette fenêtre ; la nouvelle plateforme n'est pas liée à votre contrat WellnessLiving.
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Commencez par auditer vos modules complémentaires
WellnessLiving pousse agressivement ses modules complémentaires (CRM+, Marketing+, Achieve, etc.). Listez chaque module que vous payez actuellement et ce qu'il fait. La plupart se regroupent dans le forfait de base de Chronix Hub : planning, paie, point de vente, CRM, facturation, rapports, portail client, abonnements agenda et rappels e-mail sont tous inclus. Pas de montée en gamme, pas de frais de module.
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Exportez votre liste de clients
Dans WellnessLiving, allez dans Reports → Client → Client List Export. Exportez la liste complète en CSV. Vous obtiendrez le nom, l'e-mail, le téléphone, la date de naissance, la date d'inscription, l'adresse et les tags. Enregistrez le fichier localement et vérifiez que le nombre correspond au tableau de bord WellnessLiving.
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Exportez votre planning récurrent
Naviguez vers Setup → Schedule → Schedule. Exportez le planning récurrent complet : type de cours, jour de la semaine, heure, capacité, salle et instructeur assigné. Les règles de récurrence de WellnessLiving ne s'exportent pas proprement vers d'autres systèmes ; prévoyez une reconstruction ponctuelle des événements répétitifs côté Chronix Hub (généralement 30 à 60 minutes).
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Exportez abonnements, forfaits et prépaiements
Allez dans Sales → Memberships → Active. Exportez chaque abonnement et forfait actif avec : le client assigné, le statut, le prix, la périodicité, la prochaine date de renouvellement et les crédits restants. Vérifiez que les totaux correspondent au tableau de bord WellnessLiving avant d'importer. C'est l'étape la plus sujette aux erreurs.
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Créez votre compte Chronix Hub et importez
Créez votre compte Chronix Hub (essai gratuit 14 jours, sans carte bancaire). Utilisez l'importateur CSV intégré pour les clients, les types de cours, les salles, les forfaits, les abonnements et les codes promo. Prévisualisez chaque ligne avant de valider. La plupart des studios terminent l'import en moins d'une heure.
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Reconstruisez les règles d'automatisation WellnessLiving sous forme d'e-mails simples
Le moteur d'automatisation de WellnessLiving est dense et facile à surdimensionner. Ne portez pas chaque règle une à une. Sélectionnez les 4 à 6 qui font vraiment bouger la rétention (e-mail de bienvenue, relance après absence, incitation à l'abonnement, anniversaire) et reconstruisez-les dans Chronix Hub comme de simples modèles d'e-mail. Ajoutez-en d'autres seulement après 30 jours d'utilisation réelle.
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Configurez la paie, les libellés de paiement et les règles
Paramétrez les taux de rémunération par cours de vos instructeurs, vos libellés de moyens de paiement (Espèces, Carte, Virement, OMT, WhatsApp Pay), votre fenêtre d'annulation tardive et vos règles de no-show. Les instantanés de taux protègent les paies passées contre les futures modifications de taux.
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Faites tourner les deux plateformes en parallèle pendant une semaine
Ne basculez pas d'un coup. Gardez WellnessLiving actif pendant une semaine complète le temps que votre équipe s'approprie le nouveau flux. Les nouvelles réservations sont saisies dans Chronix Hub ; les clients existants continuent à venir à leur rythme habituel. En fin de semaine, annulez le renouvellement automatique de WellnessLiving et arrêtez d'y accepter des réservations.
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Annoncez le nouveau portail à vos membres
Informez vos clients par e-mail et SMS avec l'URL du nouveau portail (votrestudio.chronixhub.com). Ajoutez une offre ponctuelle « réservez votre premier cours sur le nouveau système et obtenez un cours bonus » ; le taux de ré-engagement typique est de 30 à 50 % dans les 30 premiers jours. Précisez qu'ils devront re-saisir leur carte lors de la première réservation.
Les pièges de la migration WellnessLiving
- →Contrat annuel et préavis de 30 à 60 jours. Les contrats WellnessLiving se renouvellent généralement automatiquement avec un préavis de 30 à 60 jours. Vérifiez les termes exacts de votre accord signé et programmez un rappel dans votre agenda pour la fenêtre de résiliation. Résilier en retard signifie généralement une nouvelle année complète facturée.
- →Regroupement des modules complémentaires. WellnessLiving facture CRM+, Marketing+ et l'application Achieve comme des modules séparés. Auditez votre facture ligne par ligne. Dans Chronix Hub, tout cela est inclus dans chaque forfait : pas de modules, pas de montée en gamme. Le total cumulé chez WellnessLiving dépasse souvent 2 à 3 fois l'abonnement Chronix Hub seul.
- →Ré-intégration depuis l'application Achieve. Si vos membres utilisent l'application Achieve de WellnessLiving, ils devront installer votre nouveau portail (votrestudio.chronixhub.com) dès leur première visite. Le portail Chronix Hub s'ajoute à l'écran d'accueil en un geste et envoie des notifications push sur la plupart des téléphones modernes. Prévoyez un e-mail d'annonce et un rappel en cours de séance ; la plupart des membres basculent dans les 7 à 10 premiers jours.
- →Ne sur-portez pas les règles d'automatisation. Le moteur d'automatisation de WellnessLiving encourage des dizaines de règles complexes. La plupart n'ont pas d'impact réel. Ne les portez pas une à une. Sélectionnez les 4 à 6 qui font vraiment bouger la rétention et reconstruisez-les comme de simples modèles d'e-mail Chronix Hub. Ajoutez-en d'autres seulement après 30 jours de vraies données sur le nouveau système.
- →Moyens de paiement enregistrés. Les règles PCI interdisent à toute plateforme de transmettre les cartes sauvegardées. Les membres re-saisissent leurs cartes lors de leur première réservation. L'e-mail d'annonce doit fixer cette attente dès le départ ; une seule ligne suffit et évite les tickets de support.
Ce qui change après la migration
| Sujet | WellnessLiving | Chronix Hub |
|---|---|---|
| Prix affiché | 129 $ – 499 $/mois et plus (base + modules cumulés) | 49 – 159 $/mois (tarif fondateur, tout compris) |
| CRM, marketing, automatisation | Niveaux complémentaires (CRM+, Marketing+) | Inclus dans tous les forfaits |
| Application client | Achieve (module complémentaire séparé) | Sous-domaine personnalisé + PWA, inclus |
| Paie | Limité ; module complémentaire ou contournement | Incluse avec instantanés de taux |
| Synchronisation agenda | Limité / statique | Abonnements iCal en direct (Apple/Google/Outlook) |
| Contrat | Généralement annuel, préavis 30 à 60 jours | Mois par mois, remboursé sous 30 jours |
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