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Délai d'annulation tardive

Aussi appelé : fenêtre d'annulation, délai limite d'annulation

Le délai d'annulation tardive est la limite de temps avant le cours — généralement 12 ou 24 heures — au-delà de laquelle un membre qui annule perd quand même son crédit ou paie une pénalité.

Ce délai protège le studio contre les réservations fantômes : des membres qui bloquent une place pour se réserver l'option et annulent 10 minutes avant le cours. Sans délai, la capacité n'a plus de sens car le planning reflète des intentions, non des présences réelles.

Un délai de 12 heures est courant dans les studios boutique à fort volume, où la fréquentation le jour même peut varier de 20 à 30 %. Un délai de 24 heures est plus répandu dans les studios à plus faible volume, qui ont besoin de davantage de temps pour remplir les places libérées depuis la liste d'attente.

Une annulation tardive entraîne généralement la déduction du cours du forfait (ou son comptage sur un abonnement illimité à des fins de suivi de capacité), mais ne déclenche pas de frais en espèces — ceux-ci sont réservés aux absences totales. La distinction est importante : un membre qui annule 30 minutes avant le cours a quand même fait l'effort de prévenir, et la sanction doit en tenir compte.

Exemple

Dans un studio de cycling avec un délai de 12 heures : un membre réserve le mardi à 7 h le lundi à 15 h. S'il annule avant 19 h le lundi, aucune pénalité. S'il annule entre 19 h le lundi et 7 h le mardi : annulation tardive, perte du crédit. S'il ne se présente pas : annulation tardive + 20 $ de frais d'absence.

Associés

Plus de termes dans operations

Frais d'absence
Les frais d'absence sont une pénalité appliquée à un membre qui réserve un cours mais ne se présente pas sans annuler — généralement 10 à 25 $ ou la déduction d'un crédit de cours.
Portail de réservation client
Un portail de réservation client est un site web ou une application à l'image du studio où les clients réservent des cours, gèrent leurs forfaits, consultent leur historique de présence et mettent à jour leurs coordonnées de paiement — sans passer par l'accueil.
Locataire (SaaS multi-locataire)
Dans un SaaS multi-locataire, un locataire est l'espace de travail isolé d'un client — pour un logiciel de studio, chaque studio est un locataire avec son propre sous-domaine, sa propre identité visuelle, ses membres et ses données.
Taux de présence
Le taux de présence est le pourcentage des réservations qui aboutissent à une présence effective — un studio boutique sain affiche 80 à 90 %, le reste se répartissant entre annulations tardives et absences.
Cours prérequis
Un cours prérequis est une séance d'initiation ou de fondamentaux obligatoire — courant en CrossFit, Pilates reformer et disciplines aériennes — qu'un nouveau membre doit suivre avant de pouvoir réserver des cours collectifs réguliers.